Les conventions de stage

Dans quelles conditions un stage peut être mis en place ?

Pour qu’un étudiant puisse effectuer un stage en milieu professionnel, il doit être inscrit dans un cursus de formation dont le volume pédagogique est supérieur à 200 heures par an.

À noter qu’il existe quelques exceptions notamment pour des stages de courtes durées proposés dans le cadre de Pôle emploi par exemple.

Le stage peut se dérouler dans un organisme d'accueil du privé (entreprise, association...) ou du secteur public et les missions confiées aux stagiaires doivent être conformes à son projet pédagogique afin de lui permettre d’acquérir les compétences professionnelles pratiques en rapport avec sa formation.

Néanmoins, l’entreprise ne peut pas confier n’importe quelle tâche au stagiaire. En effet, les missions dangereuses pour sa santé ou sa sécurité sont interdites.

De plus, un employeur ne peut pas prendre un stagiaire pour :

-Remplacer un salarié absent (arrêt, suspension du contrat de travail ou licenciement) ;

• Lui confier les tâches correspondant exactement à un poste de salarié (pas d’obligation de production pour le stagiaire) ;
• Pour compenser un accroissement d’activité ;
• Un emploi saisonnier.

Quel est le nombre maximum de stagiaires autorisés ?

• Si l’entreprise a moins de 20 salariés, elle peut accueillir jusqu’à 3 stagiaires en même temps.
• Si l’entreprise a 20 ou plus de salariés, le nombre de stagiaires maximum correspondant à 15 % de l’effectif. Chaque tuteur peut suivre jusqu’à 3 stagiaires en même temps.

Ainsi, une entreprise avec 100 salariés pourra accueillir 15 stagiaires sur la même période.

Combien de temps dure un stage ?

La durée maximum de stage est de 6 mois par organisme d’accueil et par année.

7 heures de présence au sein de l’entreprise constituent une journée de présence. Ces heures peuvent être consécutives ou non. Ainsi, concrètement la durée maximum d’un stage est de 924 heures de présence effective.

Un délai de carence est prévu pour l’employeur. Le délai est de 1/3 de la durée du stage précédent, sauf si le stagiaire interrompt prématurément son stage.

Par exemple, après un stage de 3 mois, l’employeur devra attendre 1 mois pour reprendre un stagiaire pour le même poste.

Le formalisme de la convention

La convention est le contrat qui permet la réalisation du stage. Elle est obligatoire et doit respecter certaines formalités sous peine de sanction pour l’employeur.

Il y a trois parties dans une convention de stage : le stagiaire, l’entreprise et l’établissement de formation. L’enseignant référant ainsi que le tuteur de stage dans l’entreprise doivent également la signer.

La convention doit prévoir un certain nombre de mentions obligatoires comme les dates de début et de fin de stage, la durée hebdomadaire, les conditions d’autorisation d’absence, le cursus de formation du stagiaire ainsi que son volume horaire, les activités et missions confiées au stagiaire, la gratification prévue le cas échéant et ses conditions de versement, les avantages dont le stagiaire pourrait bénéficier comme le remboursement des frais de transport, ou encore la prise en charge des frais de repas, le régime de protection sociale.

En cas de contrôle, l’inspecteur du travail est en droit de demander copie de cette convention, que ce soit à l’établissement d’enseignement ou à l’organisme d’accueil. L’employeur doit donc conserver la liste des conventions de stages dans une partie spécifique de son registre unique du personnel.

Le stage doit-il être rémunéré ?

L’entreprise doit verser une gratification minimale pour les stages continus d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs au cours de la même année scolaire.

Si le stage s’effectue de façon discontinue, une gratification est obligatoire à partir de 309 heures de travail.

L’employeur est libre de verser une gratification, s’il le souhaite, pour les stages d’une durée inférieure.

Le montant minimum légal est de 3,9 euros de l’heure. Il peut varier, à la hausse, selon la convention collective applicable dans l’entreprise et selon le niveau d’étude ainsi que la durée de stage de l’étudiant.

La gratification est versée, comme un salaire, à la fin de chaque mois, soit en fonction du nombre d’heures travaillées chaque mois, soit par lissage par mois du nombre d’heures total qui doivent être théoriquement effectuées durant le stage.

Si le stage est interrompu temporairement ou définitivement, il y aura un réajustement de la gratification sur le nombre d’heures réelles effectuées.

À noter que la convention de stage est la seule trace écrite qui peut justifier, auprès de l’URSSAF, que l’employeur verse une gratification permettant un allègement des cotisations. Il convient donc de toujours bien conserver ce document.

Quels sont les droits du stagiaire ?

Le stagiaire doit bénéficier de certains droits et avantages prévus pour les salariés.

Concernant le remboursement de certains frais, il n’est pas compris dans la gratification, mais ils se rajoutent à celle-ci.

Les frais de repas sont pris en charge dans les mêmes conditions que ceux des salariés. Il doit donc avoir accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurants.

De même pour les frais de transport, le stagiaire est remboursé de la même façon que les salariés.

Concernant les congés et absences, pour les stages de moins de 2 mois, il n’y a pas d’obligation d’en prévoir.

Pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois, il faut que la convention de stage prévoie la possibilité de congés et/ou d’absences autorisées.

Le stagiaire n’étant pas un salarié, l’employeur n’est pas obligé de rémunérer les congés.

À noter cependant que certains cas spécifiques donnent droit légalement à des congés et autorisations d’absence. Notamment en cas de maternités, paternité ou adoption. Dans ces conditions, la durée équivaut à celle qui serait accordée aux salariés.

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur ?

Si l’employeur ne respecte pas les dispositions d’encadrement des stages, il risque des sanctions.

• Une amende :

L’amende peut aller jusqu’à 2 000 euros par stagiaire concerné par le manquement aux obligations et jusqu’à 4 000 euros si l’employeur commet une nouvelle infraction dans l’année qui suit la 1ère amende.

• Une requalification du stage en CDI :

Il existe certains cas où le juge a pu requalifier le stage en contrat de travail à durée indéterminée.

Par exemple lorsque les tâches attribuées au stagiaire dépassaient largement celles qui auraient dû être confiées (Cour de cassation, Social, Chambre sociale, 18 juin 2003, n°00-46.438) ou encore lorsqu’un stagiaire effectuait des heures supplémentaires ainsi que des tâches identiques aux salariés de l’entreprise (Cour de cassation, Social, Chambre sociale, 06 juillet 1993, n°91-41.540).

S’il y a requalification en CDI, le stagiaire sera considéré comme ayant été salarié dès le début de son stage et l’employeur devra en subir les conséquences, notamment en versant les rappels de salaires et les cotisations sociales dues théoriquement. De plus, le stagiaire sera en droit de réclamer ses congés payés.

Dans un souci de protection des stagiaires, la Loi Macron du 6 août 2015 a mis en place la saisie directe du bureau de jugement du Conseil des prud’hommes avec un examen en théorie en moins d’un mois des demandes de requalification.

La fin du stage

Le contrat prend fin, en principe, à la date prévue dans la convention de stage.

Dans certains cas, la rupture peut être anticipée :

• Il peut y avoir une résiliation à l’amiable convenue d’un commun accord entre l’entreprise, le stagiaire et l’établissement d’enseignement.
• Le stagiaire peut prendre l’initiative de la rupture anticipée, mais toujours avec l’accord des autres parties à la convention, soit pour un motif prévu contractuellement dans celle-ci, soit après négociation d’un contrat de travail.

À savoir : si le salarié est embauché par l’entreprise dans laquelle il a effectué son stage, dans les 3 mois suivant la fin de celui-ci, sa durée est déduite de la période d’essai et prise en compte pour les droits d’ancienneté.

• L’entreprise peut mettre fin au stage en cas d’entrave grave du stagiaire à l’une de ses obligations, par exemple un manque de ponctualité ou un manque d’investissement dans les taches qui lui sont confiés. Le stage ne peut, par contre, pas être interrompu à cause d’un manque de compétences du stagiaire.
• La convention de stage peut également prévoir la possibilité pour l’établissement scolaire de mettre fin au stage si l’entreprise ne respecte pas ses obligations.

À la fin du stage, l’entreprise remet au stagiaire une attestation de stage mentionnant la durée effective du stage ainsi que le montant des gratifications versées.

En conclusion, la réglementation concernant les stages a été renforcée ces dernières années. Il est donc important de bien anticiper ces dispositions. Avocats Picovschi, compétent en droit du travail à Paris, intervient en anticipation et en gestion des crises dans l’intérêt de ses clients.