L'obligation de déclaration des fichiers de données personnelles

La législation sur internet trouve son application dans une loi du 6 janvier 1978 [1] dite « loi informatique et libertés ». Cette loi concerne principalement les particuliers afin de garantir la protection de leur vie privée notamment face à la conservation des données personnelles contenues dans les fichiers informatiques. Mais les dispositions de la loi informatique et libertés doivent être portées à la connaissance des professionnelles.

L’obligation de déclaration des données

La Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) a supprimé la télé déclaration des sites web. Il reste cependant en vigueur la déclaration des sites comportant des bases de données.

En effet, les sites web commerciaux conservent un certain nombre d'informations sur leurs clients. Les fichiers ou traitements entre les mains des responsables des sites web vont entraîner pour ces derniers quelques obligations à respecter.

La CNIL « veille à ce que l'informatique respecte les droits de l'homme » [2]. C'est à travers cet organisme que les usagers du web peuvent connaître leurs droits et obligations en matière d'informatique.

Ainsi, en matière de création de site internet, il est nécessaire dans certains cas définis par la CNIL de déclarer ledit site auprès de cet organisme. D'autres fichiers sont dispensés de déclaration en raison du fait qu'ils ne portent pas atteinte à la vie privée ou aux libertés. Ainsi, vous serez exonéré d'une telle déclaration lorsque vous êtes un particulier agissant dans le cadre d'activités exclusivement personnelles, lorsque vous êtes une église, un parti politique, un syndicat… [3]

Vous êtes exonéré de déclaration lorsque vous exercez une activité professionnelle artistique [4] ou encore au regard de certaines conditions de domiciliation.

Le principe reste tout de même la déclaration. Celui qui doit la faire est la personne responsable du fichier en cause. Selon la CNIL, il s'agit de celui qui « décide de sa création, qui détermine à quoi il va servir et selon quelles modalités ».

La déclaration doit se faire avant la mise en œuvre du traitement ou fichier.

Les différents types de déclaration

La CNIL dispose de deux types de formulaires : d'une part, la déclaration de conformité et d'autre part, la déclaration normale. Le choix entre l'une ou l'autre se fait au regard de la conformité du fichier ou traitement avec les normes établies par la CNIL.

Une fois, la déclaration complète réalisée, la CNIL transmet un récépissé de déclaration sur lequel figure un numéro d'enregistrement. Il se peut que la CNIL estime le dossier incomplet et le renvoie afin qu'il soit compléter. [5]

Enfin, la CNIL impose une obligation d'informer les personnes concernées par l'éventuelle conservation de leurs données. Le responsable du fichier est tenu d'être clairement identifiable, de distinguer les informations obligatoires de celles facultatives, de la finalité de cette collecte. Cela doit se faire au moment de la prise de données.

Le site web est donc soumis à des règles rigoureuses dont la compréhension et l'application requiert l'assistance d'un avocat. En effet attention aux sanctions en cas de non déclaration de fichiers comportant des données personnelles à la CNIL. Avocats PICOVSCHI mesure pleinement les conséquences d’un tel « oubli » et saura vous conseiller et vous aider dans ces démarches.

[1] Modifiée par une loi du 6 août 2004.

[2] Le Monde 9 Juillet 2007

[3] Ainsi les fichiers de membres contenant des données personnelles ne sont pas déclarés.

[4] Les données utilisées dans le cadre de cette activité n'ont pas à être déclarées.

[5] Un délai de deux mois sera alors accordé pour le rendre complet.